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Se ha hablado mucho de telemática, pero la palabra en sí probablemente no signifique gran cosa para la mayoría de la gente. Sin embargo, la tecnología está teniendo un efecto dramático en nuestra vida cotidiana y en este artículo exploramos qué es la telemática, cómo funciona y el impacto que está teniendo en la gestión de flotas.
¿Qué es la telemática?
La telemática engloba una serie de tecnologías (como los localizadores GPS, por ejemplo) que se utilizan para controlar diversos aspectos de la conducción. Esos datos se transmiten al gestor de la flota para que pueda controlar cómo y dónde se ha conducido ese vehículo concreto. El término en sí es una combinación de "telecomunicación" e "informática", que resume perfectamente de qué se trata: transmitir datos a larga distancia.
¿Cómo funciona la telemática?
La telemática recopila una serie de datos utilizando la tecnología del Sistema de Posicionamiento Global (GPS), sensores y datos del motor del vehículo para proporcionar a los operadores de flotas la información que necesitan para gestionar su flota. La primera parte de una solución telemática es la captura de datos, que se genera a partir de tres fuentes principales, a saber:
- Sistema de Posicionamiento Global (GPS) proporciona visibilidad en directo de la ubicación, velocidad y movimiento de los vehículos. También permite controlar la actividad dentro de puntos de interés específicos mediante la delimitación geográfica.
- Sensores: permiten captar datos sobre la actividad del conductor, incluida la aceleración agresiva, el frenado brusco y las curvas erráticas, pero los sensores pueden utilizarse para controlar cualquier actividad dentro del vehículo, como la apertura de una puerta, la elevación del elevador trasero e incluso la temperatura del remolque.
- Diagnóstico de motor extrae datos directamente del sistema de diagnóstico del vehículo. Estos datos se utilizan principalmente para recopilar información en tiempo real sobre la eficiencia del combustible, las lecturas del cuentakilómetros del vehículo y los códigos de avería, que ayudan a impulsar las soluciones digitales de mantenimiento de flotas.
Una vez capturados los datos, se almacenan temporalmente en un dispositivo telemático que se instala en cada vehículo, y luego se transmiten a través de redes celulares privadas a servidores seguros, donde el software de gestión de flotas accede a ellos para visualizarlos.
¿Qué dispositivos telemáticos hay disponibles?
Cuando se trata de dispositivos telemáticos, hay muchas opciones entre las que elegir y es importante que implementes un dispositivo que sea adecuado para el tipo de vehículos que quieres rastrear y que te proporcione los datos que necesitas. Los dispositivos telemáticos pueden agruparse en tres grandes categorías:
- Cableados Instalados profesionalmente - Los dispositivos de localización de vehículos instalados profesionalmente están cableados en la cabina del vehículo y suelen ser a prueba de manipulaciones. Los dispositivos cableados añaden un nivel adicional de seguridad y fiabilidad de los datos que otros dispositivos no proporcionan. Los dispositivos capturan datos de localización, diagnóstico del motor y comportamiento del conductor, y suelen ser la mejor opción cuando el objetivo es el cumplimiento de las normas o la seguridad.
- Autoinstalados - Los dispositivos de seguimiento de vehículos autoinstalados son lo que su nombre indica: dispositivos que pueden instalarse de forma sencilla y fácil sin necesidad de un ingeniero de instalación profesional. Son populares por varias razones, como la rapidez de instalación y la facilidad de desplazamiento entre vehículos. Los dispositivos captan la ubicación, el comportamiento del conductor y el diagnóstico del motor.
- Autoalimentados: estos dispositivos funcionan con batería o energía solar y pueden acoplarse fácilmente a equipos como remolques, contenedores o generadores. Estos dispositivos proporcionan datos de localización con frecuencias establecidas y también sirven de apoyo a los programas de mantenimiento de activos.
Qué buscar en un software telemático
Cuando evalúes un software telemático, es importante que conozcas tus necesidades actuales y las futuras. Elegir una plataforma que tenga la capacidad de crecer con tu empresa garantizará el futuro de tu inversión. Un aspecto clave a tener en cuenta es la gama de
aplicaciones móviles nativas disponibles y la flexibilidad que ofrecen: disponer de estas aplicaciones al instante, sin necesidad de integrarlas en el sistema, te ayudará a implantar rápidamente nuevas soluciones.
Otras capacidades técnicas que debes buscar en un software telemático son:
- Visibilidad de la flota en tiempo real - Permite controlar la ubicación en tiempo real para el seguimiento de equipos y vehículos. Utilizar la gestión de flotas en tiempo real puede ayudar a mejorar el rendimiento de los equipos, garantizando que la información sobre ubicación, estado y disponibilidad esté siempre accesible, de modo que puedan actuar rápidamente para mantener tu operación en movimiento.
- Supervisión del mantenimiento - Esta función permite a las empresas ver qué vehículos están pendientes de mantenimiento para evitar costes de reparación sorpresa y protegerse contra costosos tiempos de inactividad no planificados de los vehículos y retrasos en los proyectos. Incorporar inspecciones digitales previas al viaje también agiliza la detección y resolución de averías.
- Herramientas de flujo de trabajo - Se trata de aplicaciones que conectan a los conductores con el back office y proporcionan procesos racionalizados de captura y transferencia de datos. Estas aplicaciones pueden utilizarse para transformar digitalmente tu negocio e incluyen mensajería bidireccional, formularios personalizados, envío de trabajos con comprobante de entrega, enrutamiento en directo y gestión de documentos. Todas estas herramientas deben formar parte de la plataforma de gestión de flotas, para que no tengas que depender de integraciones de software.
- Funciones de seguridad - Una mayor atención a la seguridad suele ser un motivo para que las empresas cambien de socio. El software de gestión de flotas puede ofrecer una amplia gama de funciones de seguridad y tener la capacidad de registrar los incidentes de conducción peligrosos y proporcionar a los gestores de flotas las herramientas para reducir el riesgo. Entre ellas se incluyen los scorecards de seguridad del conductor, que toman una serie de datos de seguridad para calcular la puntuación del conductor, lo que permite a los gestores formar a los conductores y crear tablas de clasificación basadas en incentivos.
- Funciones de cumplimiento: el control del cumplimiento es imprescindible en el software de gestión de flotas actual. Implantar procesos digitales para gestionar el cumplimiento ahorra tiempo y dinero a tu empresa al agilizar los procesos administrativos de las leyes y normativas locales.
¿Qué ventajas tiene el uso de la telemática?
Los operadores de flotas han recurrido rápidamente a la telemática debido a la visibilidad que proporciona y al rápido retorno de la inversión. Una vez instalada, las empresas suelen empezar a notar el impacto en cuestión de semanas, y aquí hemos esbozado las principales áreas en las que las empresas están notando los beneficios:
Gasto en combustible - El combustible sigue siendo el segundo mayor gasto de los operadores de flotas, sólo superado por las nóminas. Como los precios del combustible siguen subiendo, las flotas lo notan. Más de la mitad (55%) de las flotas han visto reducirse los gastos de combustible tras implantar la telemática. El software de gestión de flotas ayuda a reducir los costes de combustible:
- Mejorar los comportamientos de los conductores, como el exceso de velocidad y el ralentí excesivo, mediante alertas acústicas en cabina y programas de incentivos.
- Optimizar las rutas para reducir el kilometraje innecesario
- Controlar el uso no autorizado del vehículo fuera de las horas de trabajo
- Controlar el estado del vehículo y resolver los problemas de mantenimiento que aumentan el consumo de combustible
Simplificar el cumplimiento - El sistema telemático adecuado te ayuda a simplificar el cumplimiento de la ley. Cumplir la normativa es vital para la cuenta de resultados, y la implantación de un software de gestión de flotas puede ayudar a reducir costes:
- Digitalizar los procesos y reducir los costes administrativos
- Evitar multas y sanciones reglamentarias
- Maximizar la utilización del tiempo de conducción disponible
- Simplificar los procesos del impuesto sobre el combustible
Mejorar la seguridad del conductor - Los problemas de seguridad pueden conllevar grandes costes asociados, especialmente cuando hay daños o lesiones de por medio. El software telemático puede ayudar a las empresas a implantar iniciativas de seguridad del conductor que funcionen. El aumento de la seguridad puede reducir los costes de las siguientes maneras:
- Reducción de las primas de seguro, protegiendo a la empresa de reclamaciones falsas y creando un mejor historial de reclamaciones.
- Desarrollar una iniciativa de seguridad del conductor diseñada para reducir los incidentes que hacen que los vehículos estén fuera de la carretera, reduciendo los costes de alquiler y mantenimiento asociados
- Mantener tu flota plenamente operativa aumenta la productividad y también te ayuda a cumplir tus compromisos con los clientes
Reducción del coste/impacto del mantenimiento - Siendo el mantenimiento el tercer mayor gasto de las organizaciones, resulta sorprendente que sólo el 32% afirme utilizar su software telemático para controlar y planificar los problemas relacionados con el
mantenimiento. La telemática puede reducir los costes de mantenimiento:
- Ayudando a las flotas a pasar de un programa de mantenimiento reactivo a un programa proactivo basado en intervalos personalizados o recomendados por el fabricante
- Supervisar los diagnósticos del motor, como las lecturas del cuentakilómetros, las horas del motor, el estado del motor, etc., para detectar problemas antes de que se conviertan en costosas solicitudes de reparación.
- Mejora el comportamiento del conductor y alarga la vida del vehículo reduciendo los casos de conducción agresiva, como frenadas, aceleraciones y giros bruscos.
Ventaja competitiva - Todas las empresas saben que es más rentable conservar a un cliente que atraer a otros nuevos. Con la competencia en aumento y los costes de captación de clientes en alza, la retención es una prioridad máxima y el software de gestión de flotas puede ayudar a que tu empresa destaque por:
- Permitiéndote comunicar mejor el estado de los trabajos o los plazos de entrega, incluidas actualizaciones en tiempo real a los clientes mediante mensajes de texto o correo electrónico
- Proporcionando transparencia en la facturación, mostrando información precisa sobre el tiempo in situ y el plazo de entrega
- Demostrar tu compromiso con el servicio al cliente, la seguridad de los conductores y el impacto medioambiental invirtiendo en la tecnología más avanzada.
¿Qué industrias utilizan la telemática?
La tecnología telemática es muy flexible y se utiliza en una amplia variedad de empresas que operan una flota comercial de carretera, gestionan equipos de construcción o tienen otros activos de valor que necesitan rastrear y mantener. Algunas de las principales industrias son:
- Transporte de carga. Las empresas que gestionan vehículos pesados llevan mucho tiempo utilizando software telemático para gestionar sus activos. El uso de los vehículos, la gestión del cumplimiento de las normas, los programas de mantenimiento y la planificación logística son más eficientes gracias a los sistemas de seguimiento.
- Servicios. La información de los vehículos puede consultarse en tiempo real para garantizar que los recursos puedan prestar servicios a tiempo y en el lugar previsto, con el fin de mejorar la satisfacción del cliente y garantizar la seguridad del conductor.
- Construcción. Las empresas utilizan la información proporcionada por la telemática para gestionar los vehículos de carretera y los activos fuera de carretera, con datos utilizados para mejorar la utilización, reducir los costes de alquiler y mejorar la licitación de proyectos.
- Retail y Manufactura. El software telemático puede reducir los gastos generales, lo que puede repercutirse en los clientes para que los productos sean más competitivos en el mercado.
- Transporte de pasajeros. Los clientes confían en la puntualidad de los servicios de transporte. Además, la seguridad tanto de los conductores como de los pasajeros es una preocupación primordial, y el software de control ayuda a mantener unas condiciones de conducción más seguras.
Sector Público. El software de seguimiento de vehículos permite un mejor cumplimiento y apoya operaciones más ecológicas ayudando a las flotas a reducir su huella de carbono y la transición a vehículos eléctricos.
¿Cómo implantar con éxito la telemática?
A la hora de implantar una solución telemática hay tres pasos clave que te ayudarán a asegurarte de que obtienes la información que necesitas para impulsar el cambio deseado.
- Comprende tus objetivos: el primer paso es establecer los objetivos adecuados, tanto a corto como a largo plazo, y comprender qué indicadores clave de rendimiento quieres medir. Entender qué quieres cambiar y cómo lo vas a medir es uno de los elementos más críticos de una implantación con éxito.
- Comunicación y motivación del equipo - La comunicación es esencial para el éxito de cualquier implantación tecnológica. Aunque se ha producido un cambio en la percepción de los conductores hacia la tecnología en cabina, muchas organizaciones pueden tener dificultades a la hora de implantar nuevas soluciones. La comunicación, tanto antes de la implantación como una vez implantada la tecnología, es vital para alcanzar los objetivos del sistema implantado. También vemos el éxito de la implantación cuando las empresas utilizan tablas de clasificación que puntúan el rendimiento de los conductores en función de métricas que se alinean con el objetivo general de la empresa.
- Revisar y actuar: es importante que revises periódicamente tus indicadores clave de rendimiento y crees acciones centradas en la consecución de tus objetivos. Compartir el rendimiento y colaborar con tus conductores también es una forma estupenda de generar la aceptación del programa. A continuación figuran 5 de los principales KPI que vemos que siguen las empresas.
¿Son seguros los datos telemáticos?
Los sistemas telemáticos captan una amplia gama de datos, entre ellos:
- Localización del vehículo
- Punto geográfico de interés (Geocercas)
- Velocidad del vehículo
- Incidencias del vehículo (frenadas bruscas, aceleraciones y giros bruscos)
- Diagnóstico del vehículo (por ejemplo, EPM, MPG, odómetro)
- Estado del vehículo (personalizable)
- Informes de inspección remota del vehículo
- Alertas de pánico
- Envío de trabajos y mensajes
- Actividad eléctrica o de los sensores (a través de la TDF)
- Imágenes de la cámara del tablero
Existen sólidas salvaguardas para garantizar la seguridad de los datos recogidos por la telemática del automóvil, y en Teletrac Navman tomamos medidas para garantizar que los datos personales están protegidos de acuerdo con la normativa establecida por los organismos reguladores de los países en los que prestamos nuestros servicios.
