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La administración de flotas comprende una serie de procesos cuyo objetivo es permitir a las organizaciones ver y gestionar todos los datos asociados a sus vehículos y otros activos, desde la adquisición hasta el final de su vida útil. Con el avance de la tecnología, son cada vez más las empresas que optan por el software de administración de flotas para disponer de mayor visibilidad sobre la utilización de activos y vehículos, optimizar la programación del mantenimiento y gestionar el coste de propiedad. Con la evolución del papel del operador de flotas, cada vez más empresas encuentran valor en los procesos digitales que eliminan las tareas manuales ineficaces y agilizan las actividades.
- ¿Qué es la administración de flotas?
- ¿De qué es responsable el operador de flota?
- Digitalización y software de administración de flotas
- ¿Por qué las empresas utilizan un software de administración de flotas?
- ¿Qué deben buscar los responsables de las flotas en un software de administración de flotas?
¿Qué es la administración de flotas?
En los últimos diez años, el control de flotas ha experimentado una transformación total, a medida que las empresas han empezado a ver el impacto que una flota eficiente puede suponer para sus operaciones. Hoy en día abarca mucho más que la adquisición y el mantenimiento de vehículos, y los equipos de administración de flotas son responsables de una amplia gama de actividades, entre ellas la administración de conductores, el cumplimiento de la normativa, la eficiencia operativa y el impacto medioambiental.
A medida que evoluciona la función del operador de flotas, más equipos recurren a programas informáticos de administración de flotas que les proporcionan una plataforma para registrar y acceder a la información necesaria para cumplir las exigencias siempre cambiantes de su función.
Un software apropiado puede ofrecer a los responsables de la administración de flotas una completa visualización del funcionamiento de la flota y ayudarles a optimizar las tareas cotidianas y a identificar los problemas más serios que afectan al rendimiento de la flota y de la empresa.
¿De qué es responsable el operador de flota?
Entre otras cosas, los responsables de administración de flotas se encargan de las revisiones y el mantenimiento rutinario de vehículos para garantizar que todo funciona de la forma más eficaz posible en cada momento. Esto incluye realizar inspecciones, planificar el mantenimiento, presentar informes y otras tareas.
Los responsables de administración de flotas también se encargan de establecer las directrices organizativas para la adquisición y retiro de vehículos, fijar objetivos (y expectativas) para el rendimiento de los conductores, y prestar atención a las principales métricas que revelan información muy valiosa sobre el rendimiento de la flota y de cada uno de los vehículos y conductores.
También pueden incluirse en las funciones del responsable de administración de flotas el uso y los costos del combustible, así como el uso de los activos y la planificación de las rutas. Generalmente, el operador de flotas es propietario y defensor del sistema telemático de la empresa o del software de administración de flotas, tal como TN360.
Digitalización y software de administración de flotas
En la última década, la administración de flotas se ha digitalizado progresivamente gracias a la evolución constante de los programas informáticos de administración de flotas, a las aplicaciones móviles y a un nivel de integración de sistemas más profundo. Nuestra serie integral de soluciones de administración de flotas ha sido concebida para digitalizar la totalidad de tus operaciones; algunas de las áreas clave incluyen:
Programación del mantenimiento: Una agenda digitalizada contribuye a garantizar el mantenimiento periódico de los vehículos y permite a los operadores de flotas identificar y corregir el desgaste y deterioro excesivos contenidos en los vehículos afectados antes de que se conviertan en problemas graves. Esto reduce a su vez el tiempo de inactividad del vehículo y los costos del mantenimiento.
DVIR: Los informes digitales de inspección de vehículos (DVIR) permite a los conductores notificar problemas de mantenimiento y del vehículo de forma rápida y eficaz. Señalar las áreas que presentan problemas en tiempo real, con posibilidad de subir fotos, ayuda a mantener los vehículos en la carretera al eliminar los tiempos de inactividad inesperados.
Despacho/Administración de trabajos: La administración digital de trabajos te permite crear y asignar hojas de ruta diarias y tareas puntuales a tu equipo, supervisar el progreso y automatizar la comunicación con el cliente desde una única aplicación. Estas herramientas incluyen también pruebas de entrega (firma y foto) y contribuyen a agilizar el flujo de trabajo del proceso.
Seguridad del conductor: La obtención de datos en tiempo real sobre el comportamiento de los conductores y la creación automática de perfiles de riesgo de los conductores ayuda a los operadores de flotas a identificar a conductores de alto riesgo y a elaborar programas de formación a medida. Numerosos sistemas de administración de flotas ofrecen la posibilidad de crear tablas de clasificación de la seguridad de los conductores que se pueden utilizar para programas de incentivos a la conducción segura.
Este tipo de soluciones facilitan considerablemente la labor del responsable de administración de flotas, ya que actúan como una única fuente para conocer en tiempo real el estado de toda la flota. Y no sólo eso, sino que también facilitan la transferencia de información en la empresa, especialmente cuando el software de administración de flotas está integrado con otras aplicaciones utilizadas en la empresa. Esto agiliza la velocidad a la que se pueden transmitir los datos, aumenta la eficiencia y permite una toma de decisiones mejor informada. Observa el siguiente vídeo para ver cómo TN360, nuestro último programa de administración de flotas ayuda a las empresas a convertir los datos en decisiones.
¿Por qué las empresas utilizan un software de administración de flotas?
El software de administración de flotas proporciona una amplia gama de ventajas, entre ellas la visualización en tiempo real de la ubicación y el funcionamiento de la flota, el análisis de costos y la mejora del comportamiento de los conductores. El software de administración de flotas va más allá del seguimiento de la ubicación, ofreciendo una visión del rendimiento y la eficiencia de los vehículos, y presentando los datos de una forma comprensible para las empresas.
Un programa de administración de flotas puede ayudarte a obtener información objetiva acerca de la seguridad de los conductores, subrayando las prácticas peligrosas, como los excesos de velocidad o los frenazos bruscos, e indicando los conductores que necesitan más entrenamiento.
La tecnología también puede ayudar a apoyar los esfuerzos de mantenimiento proactivo, al permitir a los operadores de flotas aprovechar al máximo sus activos implementando programas de mantenimiento preventivo. Además, muchas empresas utilizan aplicaciones móviles que permiten la transferencia instantánea y la accesibilidad de los datos, lo que les ayuda a identificar enseguida problemas que podrían haber pasado desapercibidos o haberse convertido en problemas mayores.
En un reciente ejercicio hemos esbozado los 5 principales indicadores clave de desempeño (KPI) para los operadores de flotas y cómo la telemática ayuda a seguirlos. Consulta los resultados a continuación:
¿Qué deben buscar los responsables de las flotas en un software de administración de flotas?
Los operadores de flotas siempre deben asegurarse de realizar la inversión en un sistema de administración de flotas alojado en la nube. El almacenamiento de datos en la nube permite acceder la información 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año, y desde cualquier dispositivo o lugar con una conexión activa a Internet. Esto resulta muy útil para los operadores de flotas que pasan mucho tiempo sobre el terreno, pero necesitan vigilar la flota.
Las principales funciones que una empresa debería considerar al cambiar de software de administración de flotas o al comprarlo por primera vez son:
- Herramientas de automatización: Alertas personalizadas y notificaciones en cabina que pueden informar en tiempo real a conductores y responsables de administración de flotas de cambios de itinerario, vehículos desviados y comportamientos de conducción inadecuados.
- Análisis de datos: Disponer de datos es una cosa. Sin embargo, ser capaz de comprenderlos y convertirlos en decisiones es crucial. Los cuadros de mando e informes personalizados que utilizan inteligencia artificial permiten poner de relieve y anticiparse a las áreas problemáticas con antelación.
- Análisis de seguridad: La seguridad es un componente clave de cualquier plataforma de software de administración de flotas. Comprender la ubicación de tus vehículos y cómo se manejan es fundamental para conservar un lugar de trabajo seguro.
- Evaluación del rendimiento: El rendimiento y la ocupación de los vehículos es quizás unos de los factores clave para controlar los costos asociados a tu flota. Desde la realización del mantenimiento rutinario a la detección de problemas de rendimiento antes de que se conviertan en un problema, el software de administración de flotas te ayuda a garantizar que saques el máximo partido a tu inversión.
Administración de Flota
Preguntas Frecuentes
El software de administración de flotas utiliza la tecnología GPS para proporcionar actualizaciones constantes y en tiempo real sobre la ubicación exacta de los activos de la flota. Un dispositivo de seguimiento GPS, cámaras y otros sensores instalados en el vehículo registran y transmiten datos a través de una red celular. A continuación, un programa de software en la nube analiza y presenta los datos en dashboards claros y fáciles de entender, así como en otros informes.
La cantidad que pagará por el software de administración de flotas depende del tamaño de su flota y de cuántos activos necesite rastrear. La mayoría de los proveedores de telemática, incluido Teletrac Navman, funcionan con un modelo de software como servicio (SaaS), lo que significa que usted paga una cuota de suscripción mensual por cada activo rastreado.
Siempre es importante hacer un seguimiento de los KPI relacionados con el control de costos y el cumplimiento del presupuesto, incluidos el coste total por kilómetro y los gastos totales de combustible. Los KPI relacionados con la seguridad y el comportamiento de los conductores también son esenciales. Te permiten ayudar a garantizar que sus vehículos, sus conductores y otras personas en la carretera estén lo más seguros posible en todo momento.
Esto variará en función del proveedor con el que decidas trabajar. En Teletrac Navman, obtendrás asistencia desde la fase de compra hasta la implantación. Además, los miembros de nuestro equipo están a su disposición 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año.
Nuestro equipo de servicios profesionales ofrece asistencia de primera durante todo el proceso, y un gestor de cuentas especializado te ayuda a garantizar el éxito durante toda la relación.
Sí, puedes utilizar el software de administración de flotas para controlar el coste de mantenimiento de toda tu flota. La medición de elementos, como el índice de rotación de reparaciones, puede ayudarte a cumplir tu programa de mantenimiento preventivo y evitar tiempos de inactividad inesperados. También puede ayudarte a identificar la ventana óptima para el mantenimiento y sustitución de vehículos.
Puedes utilizar un software de administración de flotas para hacer un seguimiento de las necesidades de los vehículos y basar los intervalos de mantenimiento en las lecturas del odómetro en tiempo real. También puedes implementar formularios digitales de inspección de vehículos que le permitan identificar y resolver problemas rápidamente.